撰写引人入胜的电子邮件是大多数专业人士都如何撰写有效的电子邮件：14 条专业电子邮件写作技巧想拥有的超能力。电子邮件是最常见的专业交流方式，发送糟糕的电子邮件可能会成就或毁掉你的职业生涯。
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本文将提供一些关于如何撰写有效电子邮件的提示。一旦您应用了这些简单的策略，您就应该能够自信地向任何人发送电子邮件，并摆脱发送后的焦虑。
在这里，我们将讨论：
如何定义你的电子邮件目标
如何写电子邮件
国际团队的电子邮件写作技巧
如何定义你的电子邮件目标
写电子邮件就像做一顿饭。就像厨师需要精心挑选和准备食材来制作美味佳肴一样，您需要仔细选择措辞并组织思路，以撰写清晰有效的电子邮件。
在开始撰写电子邮件之前，先确定电子邮件目标可能会有所帮助。问自己以下问题：
- 您想通过这封电子邮件达到什么目的？
- 您希望读者了解的要点是什么？
- 如何让读者简明扼要地理解这些要点？
- 对于该收件人来说，适当的电子邮件礼仪或语气是什么？
定义这些元素可以帮助您撰写快速、有效且引人注目的电子邮件。
回想一下你上次收到一封写得不好的电子邮件。你可能不得不读几遍才能理解它的意思。然后，这封邮件会引发一连串来回的电子邮件往来，如果第一封电子邮件经过适当的规划，这种情况是可以避免的。
这就是为什么我们建议你先花时间规划你的沟通目标。这可以帮助你（发送者）成为优秀的沟通者，同时节省读者的时间。
当你明确了你的目标之后，你就可以开始撰写电子邮件了。
撰写有效的电子邮件取决于许多因素：
- 您必须让收件人打开电子邮件。
- 您的电子邮件必须在成功传达预期信息的同时给读者留下预期的印象。
- 它必须促使接收者采取所期望的行动。
任何环节的失败都可能损害电子邮件的有效性。那么，如何才能避免这种情况呢？让我们深入了解一下。
1.使用专业的电子邮件地址。
收件人首先看到的是您的电子邮件地址。第一印象很重要。从“[email protected]”向招聘经理发送电子邮件可能会给他们留下错误的印象，并可能对您产生偏见。始终确保您从专业的电子邮件地址发送专业的电子邮件。
2.有一个引人注目的主题。
主题行可以决定您的电子邮件是否成功。它通常是决定某人是否会打开您的电子邮件的决定性因素。
不幸的是，很多人在这一部分遇到困难。
看一下这个例子。
这个特定的主题行（顺便说一下，这是现实生活中的例子）很模糊，间接，根本没有向我暗示电子邮件的内容。
结果呢？我可能会删除它或者完全忽略它。
这是一个更好的选择。
它描述性很强，很具体，并且告诉我这是一个介绍。
如果您是第一次联系某人，那么主题行就尤其重要。收件人不知道您是谁，只能根据您的主题行判断您。
即使您是在公司内部发送电子邮件，写一个出色的主题行也是有益的，这样收件人就能知道会收到什么。和任何忙碌的人一样，您的队友每天都会收到大量电子邮件，他们肯定会感激您为描述性主题行付出的额外努力。
那么，如何写出好的主题行呢？
清晰、直接地描述电子邮件的内容。不要害怕占用整个主题行。以下是一些很棒的主题行示例。
- [需要采取行动] 每月营销会议
- 仅供参考
- 请求[在此处插入]
- [提醒] 完成调查 | 需要 2 分钟
- [姓名] 建议我联系您
- 我下周二要去城里 — 你有空吗？
如果您要发送促销电子邮件，请避免使用欺骗性的主题行，例如：
- 关于：
- 前进：
- 紧迫的
- 订单确认
- 帐户状态
没有必要为了引诱打开邮件而使用狡猾的伎俩或诱饵标题。根据Litmus 的一项调查，这些会让收件人感到被欺骗和欺骗。你会失去信任，最终可能会收到他们的垃圾邮件。
您希望您的电子邮件带有积极的感觉，而不是愤怒和失望。
如果您要发送促销电子邮件或新闻通讯，我们建议您使用 HubSpot 的电子邮件营销工具测试不同的主题行，以了解哪种主题行最适合您的受众。这可以帮助您微调电子邮件策略并随着时间的推移改善您的结果。
3. 以适当的问候开始。
要开始写电子邮件，您应该以适当的问候语开始。问候语有两个部分：称呼和开场白。
适当的称呼其实取决于具体情况。如果你要给银行或政府机构写一封正式的电子邮件，最好以“亲爱的 [X]”开头。
如果您要向认识的人发送电子邮件，或者在休闲环境中工作，那么使用“嗨 [姓名]”或“你好 [姓名]”是完全没问题的。
当您向群组电子邮件发送电子邮件但不确定谁会阅读它时，还有“致相关人员”。
您要避免的一件事是在称呼中使用性别化和非包容性词语，例如“大家好”和“先生/女士/夫人”。
为了帮助您，这里列出了您可以在电子邮件中使用的称呼。
- 亲爱的 [名字]
- [姓名]
- 早上好/下午好
- 大家好
- 嘿
- 你好呀
专业提示：当您第一次向某人发送电子邮件时，我们建议您通过称呼收件人姓名来个性化电子邮件。此外，请包含有关其公司的具体详细信息，并确保自我介绍。
这表明你已经做过调查，并且真正对他们感兴趣。这也能帮助你与他们建立融洽的关系，为未来的互动奠定基调。
4.具有很强的吸引注意力的能力。
写完称呼后，就可以开始写电子邮件了。
主题行决定了您的电子邮件是否会被打开，而开头句子则决定了您的电子邮件是否会被读完。
作家兼商业教练丹尼尔·平克建议在写电子邮件时使用“20 秒规则”。这意味着你应该尽量在电子邮件的前 20 秒内阐明你的主要观点，因为这是许多人阅读它所花的时间。
如果是介绍，你可以用你知道收件人会感兴趣的东西作为开场白。你可以通过对他们的社交媒体资料进行一些研究来找到答案。也许他们发了一条有趣的推文，或者最近在 LinkedIn 上发布了一些你可以参考的内容。
这将帮助您建立融洽的关系，并表明您不会向多个人发送通用电子邮件。
当然，如果你给同事或熟人发邮件，就没有必要这么做。相反，你应该建立某种背景信息，让他们知道发生了什么。
和同事一起，从“为什么”开始。
没人有时间（和耐心）去猜测电子邮件的内容。你越早回答“为什么”，你就能越快吸引他们的注意力。
快速提示：如果您要发送销售电子邮件，并且需要灵感来决定具体说些什么，请查看HubSpot 的免费电子邮件模板。使用此工具，您可以访问为客户旅程的每个阶段设计的内置模板库。
5.保持信息简洁。
根据Statista 的数据，我们每天在全球范围内发送和接收大约 3470 亿封电子邮件。
这项统计数据清楚地表明了一件事：我们花了很多时间阅读电子邮件。正因为如此，许多人只是浏览电子邮件以了解邮件的要点，然后继续阅读下一封。
考虑到这一点，您需要优化电子邮件的可读性和可扫描性。这包括：
- 保持段落简短。
- 添加项目符号。
- 使用视觉效果来分解文本。
- 利用加粗或斜体等格式化工具来帮助吸引读者对要点的注意。
- 使用主动语言，避免使用读者可能不熟悉的术语或技术术语。
没有人会急切地等待一封长达三页的文章出现在他们的收件箱中。请这样思考：您的电子邮件的主要内容是什么？您希望收件人采取什么特定行动？
从那里开始，起草你的电子邮件，当你重新阅读它时，确保你添加的每一行都能帮助你实现这个目标。如果不是，就把它删除。
当您需要在电子邮件中包含大量信息时，建议打电话或开会可能更好。您可以使用 HubSpot 的免费会议安排程序更快地预订会议。
6.保持字体的一致性。
如果我收到这样的电子邮件，我会立即删除或认为这是一个骗局。
这是一个不该做的事情的例子。电子邮件中使用了几种字体，不同的字体大小以及不同的颜色。结果，眼睛不知道该往哪儿看，有点不知所措。
此外，由于收件人被所有这些争夺注意力 电报数据 的元素分散了注意力，信息也会丢失。
因此，经验法则是：坚持使用一种字体。如果您想使用第二种字体，请谨慎使用。颜色也遵循同样的规则。
如果您使用非英语键盘，您的字体可能无法在对方的设备上正确显示。请改用网络安全电子邮件字体，例如：
- 宋体。
- 导游。
- 乔治亚州
- 黑体。
- 露西达三世。
- 塔霍马。
- 时代新罗马。
- 投石机 MS。
- 韦尔达纳。
事实上，这正是 Gmail 提供的确切列表。
这将确保您的收件人能够以常规 销售技巧：有效的销售方法 字体收到您的消息，无论设备或操作系统如何。
7. 检查消息的语气。
语气是专业电子邮件的基本要素。以友好、积极的语气开始电子邮件总是有帮助的。以下是一些示例：
- “很高兴在 [X 活动] 见到您。”
- “我希望你度过了一个愉快的周末。”
- “感谢您今天在 [X 会议] 上的贡献。”
但是，您也要避免过度使用感叹号和 细胞p数据 表情符号等，因为某些受众可能会觉得这些符号不专业。了解内容的严肃性和收件人的严肃性对于决定电子邮件的语气非常重要。
例如，在最后一次面试后发送感谢电子邮件时，与向同事更新状态时，你会使用不同的语气。
通过在发送电子邮件之前通读一遍，您可以确保所使用的语气符合您的信息和目标受众。
8.写一个简单的结尾。
一旦写完电子邮件的内容，就可以关闭它了。
你不必把它弄得很花哨——只要让你的结尾简单明了即可。
所以，没有什么像这样的。